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5W1Hの使い方と順番を簡単にマスターできる方法

5W1H コミュニケーション

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突然ですが、あなたは自分の伝えたいことをちゃんと相手に伝えることができていますか?

ビジネスにおいても、人間関係においても、コミュニケーションを円滑にするには、自分の伝えたいことを相手に伝える技術を身につけることは必須です。

そこで今回は、伝える技術の基本の「型」ともいえる5W1Hについて詳しく解説します。

基本中の基本なので、あなたも既に知っている手法かもしれませんが、知っていることと、使いこなせることとは違います。

この記事を最後まで読んで頂ければ、あなたも必ず5W1Hを使いこなせるようになります。

ぜひ最後まで読んで頂ければ幸いです。

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5W1Hとは?

コミュニケーションを学ぶ上で必須の「5W1H(ごダブリューいちエイチ)」。

おそらく、あなたも一度は聞いたり、学んだりしたことがあるのではないでしょうか。

5W1Hの概要

5W1Hとは、伝えたいことを相手に正確に伝えるための情報伝達手法のことで、下記の頭文字をとった略称のことです。

When:いつ(時)
Where:どこで(場所)
Who:だれと(人)
What:なにを(物事)
Why:なぜ(理由)
How:どのように(手段)

この5W1Hは、元々はニュース記事を書くライターが使っていた原則だが、今では日常会話からビジネスシーンに至るまで、幅広く活用されています。

例えば、ビジネスのシーンにおいては、報連相、メール、企画書や報告書、プレゼンやスピーチなど、口頭、文章問わず活用することができます。

また、人間関係においても、会話、メール、LINEなど、友達や恋人、家族や夫婦関係のコミュニケーションに役立てることができます。

5W1Hの仕組み

ここでは5W1Hの仕組みを解説します。

それぞれのパートがどのような役割を果たすのかを見ていきましょう。

When:いつ

Whenは「時間やタイミング」を明確にすることができます。

例:日時、期間、期限、タイミングなど。

Where:どこで

Whereは「場所や環境」を明確にすることができます。

例:場所、位置、空間、販売ルートなど。

Who:だれと

Whoは「人物」を明確にすることができます。

例:対象となる個人、グループやチーム、顧客、ライバルなど。

What:なにを

Whatは「物事」を明確にすることができます。

例:内容、テーマ、コンセプト、目標、課題など。

Why:なぜ

Whyは「説明や理由」を明確にすることができます。

例:理由、目的、原因、背景など。

How:どのように

Howは「手段」を明確にすることができます。

例:手段、方法、状態、テクニックなど。

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5W1Hの基本

5W1Hは、正しい順番で行わなければ、効果は得られません。

順番を間違ったり、省略したりすると、相手に情報が伝わり難くなるので注意が必要です。

また、シーンに応じて順番を変えることで、その旨をより効果的に相手に伝えることができます。

まずは5W1Hの基本を覚えましょう。

5W1Hの基本の順番は以下の通りです。

1.When(いつ)
2.Where(どこで)
3.Who(だれが)
4.What(なにを)
5.Why(なぜ)
6.How(どのように)

次に、5W1Hの基本を実際に活用した例を見てみましょう。

会話に活用する例

5W1Hは、シーンを選ばず会話や文章など幅広く活用できます。

コミュニケーションに活用するだけなら、この基本形を覚えておけばまず大丈夫です。

昨日の出来事を伝えるために活用した例

「昨日さ(When)3丁目の〇〇ビルのテナントに(Where)新しく出店したパン屋さんが(Who)焼き立てのパンを(What)オープン記念イベントで(Why)道行く人に配っていたよ。(How)

このように、5W1Hを使えば、相手に分かりやすく情報を伝えることができます。

報告書に活用する例

5W1Hはビジネスの現場で多く活用されています。

特に、報告書を書く時などは非常に重宝します。

報告書に活用した例

7月5日

営業部〇〇さんへ

本日14:00(When)東京本店にて(Where)店長とマネージャーとで(Who)上半期の業績報告会を行ったところ(What)売り上げが伸び悩んでいる〇〇について(Why)販売を終了し、新たな商品の開発販売に取り組むことになりました。(How)

今後、商品開発部との意見交換などお手数をかけることになりますが、何卒よろしくお願い致します。

もし上記のような文章にするのが難しい場合は、箇条書きにすることで内容を簡素に伝えることができます。

報告書を箇条書きにして活用した例

7月5日
営業部〇〇さんへ
本日東京本店にて上半期の業績報告会を行いました。(What)日時:14:00~16:00(When)
場所:東京本店(Where)
参加者:本店店長とマネージャー(Who)
会議の内容:売り上げが伸び悩んでいる〇〇の販売停止について(Why)
会議で決まったこと:新しい商品の開発、販売に取り組む(How)

以上です。

今後、商品開発部との意見交換などお手数をかけることになりますが、何卒よろしくお願い致します。

このように、箇条書きにすれば、要点を押さえて必要な情報を相手に伝えることができます。

5W1Hの応用

ここからは、5W1Hの応用を見ていきましょう。

目標達成に活用する例

5W1Hは、コミュニケーションや情報伝達だけではなく、目標達成にも活用できます。

目標達成に活用する場合の5W1Hの順番は次の通りです。

1.Who(だれが)
2.What(なにを)
3.When (いつ)
4.Where(どこで)
5.Why (なぜ)
6.How(どのように)

目標達成に活用した例(カフェの開業を目指すしている)

1.Who:私
2.What:オーガニックカフェの開業
3.When:開業資金が貯まる2年後
4.Where:渋谷駅前付近
5.Why:幼い頃からアレルギーで外食がほとんどできなかった経験から、アレルギーの人でも安心して通えるカフェを作りたい
6.How:カフェのスクールに通ってカフェ経営を学びながら、知り合いのカフェでお手伝いをさせてもらい現場を学ぶ
目標達成に5W1Hを活用するポイント
目標達成には「Why」を明確にすることが重要。なぜその目標を達成したいのか「目的」さえ明確にできれば、他の情報をは簡単に埋めることができます。

新規プロジェクトの立案に活用する例

5W1Hはプロジェクトの立案や、新規商品|サービスの開発計画にも活用することができます。

プロジェクトの立案に活用する場合の5W1Hの順番は次の通りです。

1.Why(なぜ)
2.How(どのように)
3.Who(だれが)
4.What(なにを)
5.When (いつ)
6.Where(どこで)

新規プロジェクトの立案に活用した例(Youtubeで動画マーケティングを行う)

1.Why:売り上げアップにつながる集客経路を増やすため
2.How:Youtubeを活用した動画マーケティング
3.Who:20代後半の独身女性がターゲット
4.What:婚活に真剣に取り組む女性のお役に立てるコンテンツ
5.When:週2回の配信
6.Where:Youtube
新規プロジェクトの立案に5W1Hを活用するポイント
新規プロジェクトの立案には「Who」を明確にすることが重要。ターゲットを明確にし、ターゲットのニーズをしっかり汲み取ることができれば、その他の情報は自然と埋めることができます。

プレゼンに活用する例

5W1Hは、プレゼンやスピーチにも活用することができます。

プレゼンに活用する場合の5W1Hの順番は次の通りです。

1.Who(だれに)
2.Why(なぜ)
3.What(なにを)
4.When(いつ)
5.Where(どこで)
6.How(どのように)

プレゼンに活用した例(新開発のトレーニングマシンの導入を検討してもらう)

1.Who:取引先(スポーツジムのオーナーとトレーナー)
2.Why:新開発のトレーニングマシンの導入を検討してもらう
3.What:新開発の複合トレーニングマシン
4.When:来月
5.Where:取引先のジム(東京〇〇本店)
6.How:実際にジムにマシンを持ち込み、デモンストレーションを行い、体感してもらう
プレゼンに5W1Hを活用するポイント
プレゼンを成功させるには「Who」「What」「How」を明確にすることが重要。プレゼンの成否はすべて受け手で決まります。受け手の目線(Who)に立つことで、なに(What)をどのように(How)伝えれば良いかを導き出すことができます。

まとめ

5W1Hを活用すれば、伝えたい情報、相手の求めている情報を簡潔に伝えることができるようになります。

ただし、5W1Hに囚われ過ぎると逆効果になることもあります。

状況や相手との関係性によっては必ずしもすべての情報を入れる必要はありません。

例えば、身近な人との会話であれば、必要な情報を入れながらも、装飾を省くことでより簡素なコミュニケーションを行うことができます。

また、あなたの個性や想いを伝えたい時には、思いのまま伝えることの方が遥かに相手の心に響くこともあります。

いずれにせよ、5W1Hをマスターすれば、あなたの伝える技術は今よりも格段にレベルアップすることは間違いありません。

今回の記事があなたのお役に立ていることを願っています。

最後までお読み頂きありがとうございました。

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元コミュ障でコミュニケーションの専門家になったという異例の経歴の持ち主。コミュ障を精神論ではなく実践的な手法によって克服させるコミュニケーション専門コーチ。

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